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Contribution

Projet digitalisation de la Gestion des Congés et Absences chez Olam en Côte d’Ivoire

Nous avons démarré le projet de digitalisation par la gestion automatisée des congés et absences.

Dans un contexte de digitalisation, et pour faciliter le suivi administratif des absences de tous ordres (congés annuels, permissions exceptionnelles, absences pour raisons diverses), nous avons entrepris de mettre sur pied une plateforme dénommée GESCA (Gestion des Congés et Absences).

Le projet a duré 8 mois entre les premiers échanges avec le service informatique et le Go live(mise en ligne) de l’application. Il s’agit d’un vaste projet qui devait rencontrer l’adhésion de tous les travailleurs. Pour ce faire, nous avons entrepris une campagne de communication intensive depuis le siège à ABIDJAN jusque sur tous nos 12 usines et nos 36 bureaux d’achats à travers le pays. 


Les principales étapes de ce projet

La première étape fut la co-construction du cahier des charges intégrant les principales attentes du personnel ainsi que les objectifs visés par la DRH. Sur cette base, l’application a pu être développée par un spécialiste en la matière (développeur WEB) par la conception des éléments suivants : 

-      Interface graphique

-      Base de données 

-      Modules demandeur simple, autorisateur, administrateur, RH

-      Gestion des sessions, des états, de la sécurité

-      Intégration de données 

 

Au fur et à mesure de la conception de la plateforme, différents tests ont été effectués afin de valider les options et progresser sereinement vers les étapes suivantes. Avant la mise en service de l’application, nous avons procédé à une communication relative à la disponibilité et à l’entrée en vigueur du nouvel outil. Mais auparavant, nous avions pris le soin d’organiser des sessions de formation à l’endroit de tout le personnel et à la diffusion des manuels d’utilisation. Ces sessions de formations ont d’abord été accentuées au niveau des RH sites, censés être des « Super users » afin que ces derniers puissent servir de support sur leurs sites lors du déploiement, et accompagner les utilisateurs à se familiariser au nouveau système.

L’application a été déployée progressivement au sein de toutes les filiales de Olam en CI (OLAM COCOA IVOIRE, MANTRA IVOIRE, SAIC, OLAM IVOIRE, OLAM COCOA PROCESSING ABIDJAN & SAN PEDRO, OUTSPAN IVOIRE et SECO), en démarrant avec la société avec le plus petit effectif de salariés : Mantra Ivoire avec ses 50 collaborateurs.

Cette démarche nous a permis d’améliorer les différentes fonctionnalités de l’application au fur et à mesure de son utilisation.

 

 

La question de la protection des données personnelles et de la sécurité informatique

Dans un contexte de plus en plus marqué par les intrusions informatiques de tous ordres, la protection des données personnelles est un volet très important à ne pas occulter dans toute démarche de digitalisation. Pour ce faire, nous avons dans un premier temps développé l’application en local ; c’est-à-dire que l’application GESCA était accessible uniquement à travers le réseau wifi d’Olam. Toutefois, cette option avait des limites. En effet, en dehors du bureau, il était impossible d’accéder à l’application pour la grande majorité de nos travailleurs. Seuls les managers, ayant le VPNpouvaient atteindre la plateforme, depuis leur domicilie notamment.

Avec le support du service informatique local et la collaboration avec le service informatique du Groupe, nous avons pu obtenir toutes les garanties nécessaires à la mise en ligne de la plateforme sur un réseau public. L’application est maintenant accessible à tous les endroits de la planète où on peut avoir un accès internet et via les smartphones. Par conséquent, à tout moment, un travailleur peut faire sa demande en ligne et espérer avoir la validation de son supérieur hiérarchique, quel que soit l’endroit où ce dernier se trouve.

 

Les Avantages 

Les avantages liés à cette digitalisation sont nombreux : 

Différents rapports générés et disponibles en temps réel

Gain de temps dans le traitement des données

Croisement des rapports extraits de l’application avec les données de la paie, dans le cadre de la prise en compte des congés annuels

0 papier – respect et protection de l’environnement conformément à l’engagement d’Olam relatif à la préservation de l’environnement

Facilité de planification des congés par service / département

Collaboration et Travail d’équipe qui est une des valeurs de Olam, traduite par la synergie entre les services IT/ RH Projet et RH sur les sites opérationnels. 

Accès à l’application à tout moment grâce à une connexion internet ; plus de contraintes liées aux horaires de bureau

Disponibilité de l’application sur téléphone mobile Android, IOS

Conservation de l’historique des demandes, autorisations, refus et traçabilités de toutes les démarches administratives

Possibilité pour le salarié d’imprimer directement son attestation de congé 

 

Les Perspectives 

Amélioration de la plateforme de base avec l’ajout de 2 nouveaux modules que sont la gestion des performances et la gestion des missions et des notes de frais. Nous vous en dirons plus dans notre prochain article…

 

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