Comment intégrer avec succès une nouvelle recrue au sein d’une entreprise ?

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Mme Emma Marie-Blanche KANTIONO, DRH DE WEST AFRICAN RESOURCES

L’ intégration des employés fait partie des processus les plus importants et les plus intéressants que vous rencontrerez.  Vous avez fait le recrutement, la sélection et l’embauche. Et maintenant ?  Vous passez au processus d’intégration, parfois appelé « socialisation organisationnelle ». Cette série d’activités aide la nouvelle recrue à engranger les connaissances, les compétences, les comportements  et les contacts utiles pour devenir un membre efficace de l’entreprise. Pour que votre nouveau collègue soit opérationnel rapidement, il y a un peu de travail à accomplir : des informations à lui communiquer bien avant son premier jour de travail (règles de travail, avantages sociaux, etc). Il y a aussi des tâches à accomplir en interne avant son arrivée, par exemple installer son poste de travail,  son ordinateur, son téléphone.  Et le jour où il arrivera pour commencer son nouveau travail, il faut structurer les choses pour garantir son succès.  Les premières semaines de l’employé avec l’équipe sont une période spéciale et amusante.  Ses premières impressions affecteront fortement le regard qu’il portera sur la suite des événements.


Examiner le rôle du nouvel employé


Votre équipe et vous êtes en grande partie responsables du succès de l’intégration. Mais le nouveau a assurément aussi un rôle à jouer en s’efforçant d’être le meilleur employé possible. Cela peut paraître étrange, mais il y a certaines choses à communiquer au nouveau à son arrivée. Premièrement, expliquez-lui ce que vous faites pour lui concernant le planning initial  et les réunions et activités d’intégration, mais discutez ensuite brièvement avec lui de ce qu’il peut faire pour faciliter 

 Les premières semaines de l’employé avec l’équipe sont une période spéciale et amusante. Ses premières impressions affecteront fortement le regard qu’il portera sur la suite des événements.

le processus.  Pas sur le mode « je vais vous dire comment être un bon professionnel » ou « voilà ce que vous devez faire pour prendre un bon départ ». Dites-lui plutôt que l’entreprise a étudié le processus d’intégration au fil du temps et déterminé les choses qu’elle et lui peuvent faire pour augmenter les chances d’obtenir une intégration réussie et une productivité durable. Vous lui fournirez quelques comportements utiles, mais vous donnerez aussi le ton.  Ainsi, vos efforts en faveur de l’intégration montreront à quel point vous êtes pro-employé, mais aussi que vous avez dès le début de vraies attentes à son égard. Voici maintenant les quatre types de comportements généralement associés au succès de l’intégration des employés.  Pour les expliquer, je vais faire comme si vous étiez le nouvel employé. D’abord, demandez l’avis des autres.  Cherchez proactivement à comprendre ce que les personnes concernées pensent de votre travail,  sans pour autant en faire une obsession. Pensez à votre chef et peutêtre à un collègue clé.


Les premières fois que vous effectuez une tâche clé, soumettez-la à l’un d’eux pour être sûr d’être sur la même longueur d’ondes.  Deuxièmement, clarifiez le rôle. Utilisez les avis collectés pour clarifier les limites exactes de votre rôle et lever toute ambiguïté. Ce serait dommage d’omettre une chose que vous êtes censé faire ou de marcher sur les platebandes de quelqu’un  en faisant le travail qui relève d’habitude de sa compétence. Ensuite, attachez-vous à tisser des liens avec les membres de l’équipe. A maints égards, votre intégration dépend du lien que vous établissez avec vos collègues.  Cela prend quelques minutes ici et là.  Il 

ne s’agit pas de papoter pendant des heures, mais de communiquer en vue de connaître un peu vos collègues. Voici un conseil. Examinez leur poste de travail, la photo des enfants s’il y en a, la balle de baseball signée ou toute autre chose sur leur panneau d’affichage.  Toutes ces choses sont de bons sujets de conversation. Enfin, vous pouvez aussi réseauter en dehors du groupe dès votre première semaine. Il y a peutêtre des réunions casse-croûte ou des groupes d’employés susceptibles de vous intéresser.  Renseignez-vous sur toutes ces opportunités qui augmentent vos chances de développer des liens au plus tôt. Parlez sur un mode convivial de ces idées généralement vues comme favorables au succès des employés. Le nouvel employé en adoptera sûrement plusieurs et se mettra vite à trouver sa place.  Bientôt, l’entreprise sera pour lui un domicile professionnel  et vous serez, l’équipe et vous, sa famille professionnelle.


Que faire les premiers mois ?


Une fois les premiers jours passés, quand l’accueil a été fait, il y a beaucoup de choses auxquelles penser.  Le premier travail est de vérifier que le nouveau est inscrit aux formations requises.  Il peut s’agir de formations en ligne, en classe ou d’un mélange des deux. Voici ce que l’on sait de la formation obligatoire. Si vous ne la faites pas dès le début, elle sera très difficile à faire plus tard quand le nouveau sera très pris par son travail. Je vais vous suggérer certaines tâches d’intégration à envisager, mais commençons par clarifier l’enjeu.  Il faudra effectuer ces activités très sérieusement  parce que le risque de turnover des nouveaux employés atteint son pic pendant les 40 à 50 premiers jours. Des études montrent qu’ils prendront à ce stade des décisions durables sur leur parcours dans l’entreprise. La première tâche est évidente : continuez à utiliser régulièrement les interactions et les interventions du parrain, du superviseur direct, et moins souvent, du mentor. Toutefois, ne sous-estimez pas le lien qui existe entre la productivité et ce soutien social. Vient ensuite un processus de collecte de données. Cherchez à savoir comment l’équipe s’en sort avec le processus d’intégration.  Chaque entreprise est différente.  Certaines feront des enquêtes par voie électronique, créées par des consultants externes accrédités et soumises au nouveau, à son chef, au recruteur, à une personne des RH, etc. 


D’autres ayant un petit budget s’en tiendront à une brève conversation entre le nouvel employé et vous.  L’idée est simple. Dites très précisément ce qui marche et ce qui peut changer ou être amélioré. Abordez la qualité des informations qu’il a reçues avant de commencer  et ce qu’il regrette éventuellement de ne pas avoir eu.  Demandez-lui ce qui n’était pas clair dans le processus. Demandez-lui si les ressources qu’il a reçues sont adéquates.  Cherchez à savoir ce qu’il pense des premières attentes définies pour lui concernant son travail.  Deuxième grande tâche : augmentez fortement ses responsabilités professionnelles et lancez le processus de responsabilisation.


Marquez cette transition au bout d’environ trois mois, car il a alors passé la période où il risquait de partir, et il a  acquis beaucoup de compétences, donc il est temps de voir s’il peut tenir tout seul sur le vélo et continuer à pédaler sans les petites roues et sans que vous le poussiez.  Les deux ou trois premières semaines, vous essayez de l’aider à progresser en lui donnant des tâches et des projets modestes, et pas l’intégralité des responsabilités. Par exemple, si le nouveau gère des comptes clients, il peut commencer par 10 comptes faciles pour apprendre le métier.

Puis, à mesure qu’il progresse, ajoutez le reste des comptes, y compris les grands et les difficiles quand il sera prêt. Ensuite, la responsabilisation. Il a maintenant obtenu de premiers résultats.  Ils sont petits mais croissants.  En plus de l’encourager, vous devez lui donner un avis clair et parfois sévère  sur sa performance pour qu’il comprenne vos attentes et soit motivé. Restez gentil et aidant, mais au bout de trois mois, il doit ajouter beaucoup de valeur et travailler en autonomie ou presque.