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Bilan à mi-parcours du passage des entreprises au télétravail, Aniela Vé Kouakou CEO AGILOYA Afrique

Entré dans nos vies sans prévenir, le télétravail a fait officiellement ses premiers pas en Côte-d’Ivoire courant mars dernier. Commençons par définir (à nouveau !) ce mode de travail « agile » qui, tout compte fait, apparaît comme étant le grand gagnant du confinement. D’après Wikipédia : « Le télétravail est une activité professionnelle effectuée en tout ou partie à distance du lieu où le résultat du travail est attendu. Il s'oppose au travail sur site, à savoir le travail effectué dans les locaux de son employeur ». Pour continuer à l’intégrer comme une véritable alternative, il convient de dresser un bilan à miparcours de ce recours qui a été « subi » pour la plupart des salariés et managers, compte tenu du contexte dans lequel il a été mis en place.

Les défis

-Un néant juridique pour loi. N’étant pas envisagé dans nos textes juridiques, ces derniers ne font mention d’aucun cadre permettant de régir ce mode de travail. Ainsi, il n’a pas été instauré de réglementation spécifique sur le télétravail, ni dans le code, ni dans la convention collective interprofessionnelle. La mise en place du télétravail a été laissée à l’appréciation souveraine de l’employeur qui a dû définir (ou pas) le cadre avec l’employé. C’est un peu comme avoir un pays sans lois, comme regarder un match de football sans règles…

-Peu de moyens, peu d’outils fournis. Travailler avec son ordinateur personnel, ne pas avoir de réseau virtuel privé ou de connexion internet stable, telle est la réalité de bons nombres de salariés sur le terrain.

-Instaurer et maintenir la Communication : Se rencontrer régulièrement est une règle aussi importante pour télétravailler efficacement ! Il vous faut chers managers en l’absence de proximité physique, plus que jamais, mettre en place d’autres actions pour rester en contact et échanger régulièrement avec vos collaborateurs (réunions individuelles et collectives via les outils digitaux, plateformes et logiciels adéquats)

-Une direction des systèmes d’information peu avertie, voire pas prête. La DSI est un département essentiel qui possède l’expertise permettant la mise en place du télétravail. Force a été de constater le fait que les entreprises et leurs DSI ayant peu anticipé des situations de crise, ont dû agir dans l’urgence sans avoir été au préalable préparé à cet exercice. Certaines banques ont ainsi dû, du jour au lendemain, mettre en place un réseau virtuel privé pour leur centaine de salariés.

-Peu, voire pas de communication. Dans les faits, la lourde responsabilité a été transmise aux Directions des Ressources Humaines qui devaient, avec peu de moyens, réunir les conditions de la réussite. Mais le succès, le vrai, en vérité repose non seulement sur la Direction qui doit adhérer au mode de travail et porter sa vision mais également sur les Chefs de départements qui deviennent ainsi des ambassadeurs de cette conduite du changement. C’est aux managers d’instaurer et maintenir la communication.

-Un environnement de travail peu adapté. Entre le manque d’espace à domicile, les défis de connexion et l’esprit qui ne conçoit pas de manière efficace le travail à la maison, les défis ont été nombreux pour les salariés peu préparés au changement. En France, 54% disent ne pas avoir été suffisamment accompagnés, 43% déclarent ne pas disposer d'un espace de travail adapté et 48% être confrontés à des difficultés techniques. En absence de chiffres en Côte-d’Ivoire, nous imaginons un bilan encore plus lourd.

-Visioconférences ou zoom sur la vie privée du salarié. Des salariés interrogés ont accepté de partager leur ressenti sur la difficile, voire impossible, séparation entre vie privée et vie professionnelle. Certains clients se sont senti rois au point d’appeler les salariés à toute heure de la journée, même pendant les horaires habituels de pause.

-Tu n’es pas connecté (e)… tu ne travailles pas ! (le manager). L’intrusion dans la vie privée peut se faire de manière plus détournée, subtile, lorsqu’il faut absolument que la caméra soit allumée « pour s’assurer que le collaborateur travaille ». De plus, de nombreux cas d’épuisement professionnel de salariés ont été reportés ces dernières semaines. Par manque de confiance et de bienveillance, certains managers sont devenus intrusifs.

-Baisse de la productivité et de la performance. Effectivement, le contexte n’a pas aidé. Pour le salarié en manque de motivation et d’organisation, pour qui les conditions de la réussite n’étaient pas réunies, il a obligatoirement été plus compliqué d’atteindre ses objectifs.

-Mode de travail inadapté pour certains métiers et secteurs d’activité. Certains secteurs tels que l’industrie ont pu difficilement avoir recours au télétravail pour une partie de leurs salariés, entrainant ainsi une vague de frustration. Il est, par exemple, compliqué de faire télétravailler un ouvrier impliqué dans une chaine de production… Un système de rotation a donc été mis en place pour respecter les mesures de distanciation sociale.

Ce difficile passage au télétravail, avec les nombreux défis y afférents, a découragé de nombreuses entreprises dont les salariés, managers et dirigeants ont été très heureux de reprendre le chemin des bureaux et souhaiteraient idéalement éviter d’y avoir recours à nouveau.

Attention… car cela ne prépare en rien à une prochaine crise qui, même si nous ne le souhaitons pas, pourrait être plus virulente ! Il est encore temps pour transformer l’essai en succès !

Les success stories

-Passage au télétravail partiel pour certaines entreprises. Après le constat fait de la performance de leurs salariés, de leur bien-être et d’une amélioration de la productivité, certaines entreprises ont décidé d’instaurer le télétravail en partie dans leurs structures. Nous précisons que les conditions de la réussite étaient, pour la plupart, réunies et qu’il s’agissait d’un premier essai pour celles-ci.

-Les habitudes changent et le télétravail est la nouvelle norme pour certains salariés. S’il y a bien une chose que le télétravail bouscule, ce sont les habitudes. De nombreux retours positifs ont pu être constatés, notamment une hausse de la productivité pour les salariés autonomes ayant une forte auto motivation mais également une belle confiance et communication avec les managers. Pour ceux-ci, le télétravail représente l’agilité et surtout l’équilibre recherché entre la vie professionnelle et la vie personnelle. Les salariés passent moins de temps dans les transports, sont moins stressés et se sentent valorisés du fait qu’on leur permet de s’organiser depuis chez eux.

-Des salariés connectés et agiles. « Selon le site Business Les Echos, l'adoption des outils de communication a été massive au cours des dernières semaines. Par exemple, l'application mobile Microsoft Teams a bondi de 305 % durant la semaine du 8 mars. Pour les outils de visioconférence Zoom et Google Hangouts Meets les courbes sont aussi fulgurantes : respectivement plus 155 et plus 160 % de téléchargements. Le français Klaxoon évoque, lui, une multiplication des appels x10 sur ses outils. Chez Slack, le PDG, Stewart Butterfield, estime que les échanges sur la messagerie instantanée ont augmenté de 20 % depuis le début du confinement » nous dit Cadreo.

-Baisse de certains coûts pour les salariés mais aussi, et surtout, pour les entreprises. Cet argument a définitivement décidé plusieurs dirigeants à passer au télétravail. Les salariés ont pu réduire leurs dépenses en lien avec les transports, et certaines entreprises, leurs charges structurelles : immobiliers, loyers, et d’autres charges telles que la restauration, la cantine des salariés et les per diem, les déplacements professionnels ayant été remplacés par les plateformes digitales engendrant ainsi un meilleur bilan environnemental.

Quelques solutions pour les entreprises en quête de plus d’agilité !

Pour toutes ces entreprises qui ne sont pas découragées par les premières difficultés et font le choix judicieux de persévérer, nous partageons les conseils suivants pour un télétravail efficace :

-Avoir recours à un cadre juridique clair et précis, et poser les règles de l’exercice dans une charte d’entreprise;

-Établir un groupe de projet pluridisciplinaire ;

-Prévoir un temps d’adaptation et une phase d’expérimentation ;

-Instaurer les conditions de la communication et informer les salariés sur les avantages et les inconvénients ;

-Envisager un soutien sur les TIC ;

-Réaliser des sondages réguliers auprès des salariés et managers.