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La 3ème édition des Journées Nationales du Secrétariat et de l’Assistanat (JNSA) a ouvert ses portes le 24 septembre 2020 à l’hôtel Sissiman de Bobo-Dioulasso. Organisée par Challenges Ouaga en partenariat avec l’Association Professionnelle des Secrétaires du Burkina (APSB), cette édition accueille les professionnels du secrétariat et de l’assistanat du Burkina Faso.

La cérémonie d’ouverture Le Président du comité d’organisation Adama Zerbo, par ailleurs Gérant de Challenges Ouaga, a rappelé que le concept des JNSA découle des JNMétiers.

« Les JNMétiers constituent un cadre de rencontre et d’échanges pour les professionnels des différends corps de métiers dans le but de leur permettre de réfléchir sur les défis et les perspectives de développement de leur corps de métiers. Elles favorisent également le partage d’expérience et d’expertise locales entre professionnels de métier.

C’est dans cette logique que s’inscrivent les Journées Nationales du Secrétariat et de l’Assistanat (JNSA) », a-t-il renseigné. A sa suite, la Secrétaire Générale de l’APSB, Laurentine KanyalaBassono a remercié les partenaires de cette 3ème édition des JNSA.

Elle a rappelé le fait que ses journées constituent une plateforme d’échanges et de partages d’expérience qui permet d’aborder les défis du métier de secrétaire et de l’assistant, d’échanger, de réfléchir sur les enjeux et les perspectives de développement à travers les thématiques qui y sont développés. Elle a ensuite déclaré ouverte la 3ème édition des JNSA sur le thème principale « Le Secrétariat, l’Assistanat, le Digital Learning et les outils d’assistance en ligne ».

Les travaux scientifiques La conférence inaugurale sur le thème central « Le Secrétariat, l’Assistanat, le Digital Learning et les outils d’assistance en ligne » a été présentée par Hermann Naze, Responsable de la digitalisation d’une entreprise télé et formateur pour le compte de Challenge Ouaga. Après avoir défini le concept de secrétaire, il a présenté l’histoire du métier de secrétariat.

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Le conférencier a indiqué que le monde est en perpétuel évolution, par conséquent, les métiers se doivent de s’adapter à leur temps et en la matière, le secrétariat et l’assistanat ne font pas exception. «La nature du travail de secrétariat et d’assistanat a profondément changé. Beaucoup d’outils ont révolutionné le métier durant ces trente (30) dernières années. Directement impactés par la digitalisation, les secrétaires doivent se saisir du nouvel outil et s’y adapter, avant même le reste de l’entreprise », a-t-il recommandé.

Il a aussi souligné le fait que le secrétariat et l’assistanat sont de plus en plus confrontés à des défis : « les employeurs veulent désormais des secrétaires High-tech, des secrétaires très bien formés dans le domaine informatique, des secrétaires qui savent faciliter le travail. D’où l’apparition de nouvelles terminologies de : « secrétaire virtuelle », « secrétaire consultante » ».

En conclusion, Hermann Naze a rappelé qu’au-delà de son rôle d’ambassadrice, l’assistante de direction sera dans un futur proche, une véritable coordinatrice ; la personne qui gère les interactions dans les organisations, qui met en relation, qui pilote des projets et les coordonne. La 2ème communication de cette 1ère journée, toujours animé par Naze, a porté sur : « Le secrétariat, l’Assistanat et les outils d’assistance en ligne ? » Dans cet exposé, il a fait ressortir le fait que la secrétaire digitale remplace la secrétaire analogique tout comme les disquettes ont été remplacées par les clés USB, les machines à taper par les ordinateurs.

De nouveaux outils d’aide à l’assistanat et au secrétariat ont été présentés à savoir Googledoc, Google drive, saisie vocale, WhatsApp, Skype, ZOOM, DropBox, Trello, Asana, FEEM, etc. Leur utilité et leur fonctionnalité ont fait l’objet de démonstration. « Tous les smartphones permettent aujourd’hui de gérer ses rendez-vous à travers un agenda par défaut. Ces agendas peuvent être synchronisés avec notre compte Gmail afin d’être accessibles partout », a fait remarquer le conférencier.

La 2ème journée de cette édition des JNSA 2020, a démarré par la 3ème communication portant sur « Le Secrétariat et le Digital Learning ».

Il a été présenté par Tougma Arnaud, consultant et expert en digitalisation et Responsable de la digitalisation de la BOA. Il a communiqué sur la transformation digitale, son impact et ses enjeux non sans aborder la question du Community manager pour le secrétariat et l’assistanat. Pour lui, le Community manager (CM) est comme le porte-parole de l’entreprise sur les médias sociaux, notamment Internet. « Le CM est un animateur de la communauté web et a pour missions: l’animation des médias sociaux, la veille, la gestion de la relation clientèle».

Toujours selon le conférencier, du secrétariat et de l’assistance de direction vers le Community manager, « il n’y a qu’un petit pas que d’autres pays ont déjà franchi. De ce fait, il faut d’ores et déjà anticiper sur les enjeux du digital en procédant à une transition numérique du métier de l’assistanat ». Pour terminer, il ressort que partout, le digital impacte durablement l’entreprise; il modifie les modes de managements, les relations entre les acteurs à tous les niveaux. Dans ce contexte, les métiers de l’assistanat sont en pleine mutation.

Il a fini par expliquer le fondement du digital Learning et du e-learning en faisant l’expérience sur des sites et des applications adéquates du digital Learning. « S’adapter aux évolutions technologiques et utiliser les nouveaux outils du digital deviennent l’enjeu majeur de la profession. Car les secrétaires et assistantes sont les portes d’entrée (vitrine) physique de l’entreprise et il est temps qu’elles soient les portes d’entrée virtuelle à travers l’Internet », a conclu le consultant-formateur. Les travaux de la 3ème journée se sont poursuivis avec la 4ème communication portant sur le thème « La maîtrise de soi et de son environnement ». Elle a été donnée par Hermann Naze, avec cette fois, sa casquette de certifiée en psychologie positive.

Pour y arriver, le formateur a souligné qu’il est judicieux de se connaitre soi-même et d’être proactif : « Les proactifs concentrent leurs efforts sur le cercle d’influence qui s’élargie grâce à l’énergie positive. Une autre attitude pour mieux se connaitre et renforcer son rôle dans un partenariat productif avec son environnement (organisation) est de connaitre son profil et se fixer des objectifs qui doivent être smart ». Il s’est ensuite penché sur la règle des 60-20-20 : « Planifiez 60% de votre temps, 20% d’improvisation et 20% d’imprévus ».

Cérémonie de clôture Elle est intervenue dans la soirée du 25 septembre 2020 au cours d’un diner marqué par la remise des attestations aux participants. Une visite touristique au barrage de Sammendeni a clos ces journées avec des séances d’aérobic au bord de l’eau.